Phương pháp quản trị thời gian quả cà chua – Pomodoro

PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ THỜI GIAN QUẢ CÀ CHUA – POMODORO

Chào bạn!

Trong thời đại mỗi người có quá nhiều thứ để làm, hàng trăm áp lực đè nặng lên vai và vẫn với quỹ thời gian 24 tiếng/ ngày thì làm thế nào để có thể tập trung vào công việc với công suất tối đa, hiệu quả cao và hạn chế stress ở mức tối thiểu là điều mà đa phần ai cũng mong tìm được giải pháp.

Bạn có thấy thời sinh viên có thể thức 4; 5 tiếng liên tục để ngồi xem phim hay viết tài liệu nhưng càng lớn thì khả năng càng kém hẳn đi không? Thậm chí, để tập trung được trong 30 phút cũng là điều rất khó với nhiều người?

Một số người có “khả năng” thức trắng đêm hay làm việc liên tục 12 tiếng đồng hồ vào ban ngày nhưng sau đó, lại rơi vào trạng thái “nửa tỉnh nửa mê” và phải ngủ bù để “hồi sức”. Rõ ràng thì thói quen này cũng chẳng thể đảm bảo hiệu quả cho bạn được, thậm chí còn dễ khiến công việc bị chất đống. Nhiều người gọi đây là hiện tượng “phấn khích ảo”, nghĩa là có thể làm việc với tinh thần hăng say chỉ tại một thời điểm nhất định mà thôi.

Nếu cũng đang rơi vào tình trạng trên thì bài viết này sẽ giới thiệu đến các bạn một phương pháp làm việc tập trung, sáng tạo và thậm chí không biết mệt – có thể quen thuộc với nhiều người nhưng không phải ai cũng biết. Đó chính là Pomodoro, hay còn được biết đến với tên gọi phương pháp “quả cà chua”, do Francesco Cirillo phát triển.

Kỹ thuật này rất phù hợp với các doanh nhân, đặc biệt là trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, phù hợp cả cho những người đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, vai trò ở cùng một thời điểm,…

Kỹ thuật Pomodoro dạy bạn cách làm việc với thời gian bằng cách “dụ dỗ” bộ não tập trung. Bằng cách chia khối lượng công việc của bạn ra thành những phần 25 phút, công việc sẽ bớt khó khăn hơn. Nghỉ ngơi thường xuyên cũng khiến bạn không bị kiệt sức.

Pomodoro được tạo bởi doanh nhân người Italia vào những năm 1990 khi ông còn là sinh viên. Phương pháp này là chiến lược quản lý thời gian được thiết kế để tăng năng suất làm việc, với thời gian nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc.

Trong tiếng Italia, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua. Lấy cảm hứng từ việc Francesco Cirillo dùng một chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian khi sáng tạo ra phương pháp này…

Đơn giản và dễ học, năm 2013, Pomodoro được bình chọn là phương pháp tăng năng suất tốt nhất bởi độc giả của Lifehacker, bao gồm các lập trình viên, nhà văn, luật sư, nhà quản lý, sinh viên và giáo viên.

Pomodoro hoạt động như thế nào?

Phương pháp này đỏi hỏi làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (tùy từng người có thể thay đổi nhưng 25 phút là chuẩn mực). Mỗi phiên làm việc 25 phút được gọi là 1 Pomodoro. Sau mỗi Pomodoro, hãy nghỉ ngắn 3-5 phút. Hãy dừng lại ngay cả khi bạn nghĩ mình sắp hoàn tất công việc rồi. Sau mỗi 4 Pomodoro, nghỉ dài hơn từ 20 – 30 phút.

Cụ thể, có 6 giai đoạn cho kỹ thuật này:

1. Lựa chọn công việc cần hoàn thành.
2. Đặt hẹn giờ pomodoro (truyền thống là 25 phút).
3. Làm việc tập trung cho đến khi chuông hẹn giờ reo. Nếu có điều gì khiến bạn phân tâm, hãy viết lại nhưng cần quay lại việc chính ngay lập tức.
4. Sau mỗi lần chuông reo, hãy đánh dấu vào một mảnh giấy.
5. Nếu bạn có ít hơn 4 dấu, hãy nghỉ từ 3-5 phút.
6. Sau mỗi 4 Pomodoro được đánh dấu, hãy nghỉ dài hơn từ 20-30 phút. Sau đó, quay lại bước 1.

Kỹ thuật Pomodoro sẽ giúp bạn tạo thói quen hoàn thành mọi việc ngay hôm nay, giúp bạn tiết kiệm được thời gian trong tương lai. Thật không quá để nói rằng Kỹ thuật Pomodoro sẽ thay đổi bạn, giúp bạn thành công hơn, bởi:

• Bạn sẽ xác định rõ ràng và hoàn thành xuất sắc các mục tiêu/ công việc đặt ra.
• Bạn sẽ ước tính được các nỗ lực cần thiết cho từng hoạt động. Nó sẽ giúp bạn kiểm soát, quản lý thời gian và tối ưu hóa công việc.
• Bạn sẽ tìm cách để tối đa hóa hiệu quả công việc trong 1 Pomodoro.
• Bạn sẽ rất nỗ lực để hoàn thành yêu cầu của công việc trong khoảng thời gian hữu hạn.
• Bạn sẽ phải loại bỏ sự gián đoạn hoặc tìm cách xử lý nó mà không ảnh hưởng đến việc tập trung giải quyết nhiệm vụ chính/ cần thiết của mình. Bạn biết quy tắc 80/20 chứ?
• Bạn sẽ cài đặt thời gian biểu của mình một cách khoa học. Kỹ thuật này cho phép bạn giới hạn thời gian, tạo động lực hoàn thành các công việc. Bởi vậy bạn sẽ có thời gian vui chơi, tận hưởng cuộc sống trọn vẹn, v.v…

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện phương pháp Pomodoro

1. Trong 1 Pomodoro, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu. Không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
2. Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian.
3. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
4. Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần động não nhiều.

Dụng cụ thực hiện phương pháp Pomodoro

Đồng hồ Pomodoro

Đồng hồ bấm giờ: Bạn nên mua đồng hồ hình quả cà chua để phục vụ tốt nhất khi dùng kỹ thuật này.

Hoặc phần mềm Pomodoro

Có rất nhiều phần mềm để thực hiện việc theo dõi Pomodoro. Bạn có thể tải các phần mềm bằng cách tìm kiếm với từ khóa Pomodoro trên Google hoặc các kho ứng dụng của smartphone như AppStore với Apple, GooglePlay với Android nhé!

Hẹn gặp lại bạn ở những bài viết sau.